BPM: Solusi untuk Meningkatkan Performa Proses Bisnis

Pada tulisan sebelumnya kita melihat bagaimana BPM telah menjadi tren baru di industri software (perangkat lunak). Pesatnya perkembangan pasar BPM telah menarik perhatian perusahaan-perusahaan software dunia. IBM, Oracle, BEA, Microsoft, TIBCO, dan Saltanera adalah beberapa ISV (Independent Software Vendor) yang memutuskan untuk masuk dan bertarung di arena BPM. Pada tulisan kali ini kita akan mencoba membahas apakah sebenarnya yang dimaksud dengan BPM. Tulisan ini adalah pembuka untuk tulisan-tulisan lain yang akan menggali definisi BPM secara lebih dalam.

Definisi BPM/Business Process Management/Manajemen Proses Bisnis?

Secara sederhana, BPM dapat didefinisikan sebagai perangkat lunak yang disediakan untuk membantu organisasi dalam mengelola proses bisnis yang dimilikinya mulai dari tahap perancangan, lalu otomasi (komputerisasi), kemudian eksekusi, hingga tahap monitoring. Tahapan-tahapan tersebut dikenal sebagai siklus hidup proses.

Masih banyak yang beranggapan BPM hanyalah kelanjutan dari tool-tool proses bisnis yang telah ada sebelumnya. Sebenarnya BPM jauh “lebih luas” dibandingkan tool-tool tersebut. BPM bukanlah sekedar tool proses bisnis model baru. Berikut ini tool-tool proses bisnis yang dianggap sebagai “pendahulu” BPM:

  • Workflow Management
  • EAI (Enterprise Application Integration)
  • Six Sigma
  • BPR (Business Process Reengineering)
  • ERP (Enterprise Resource Planning)

Hampir semua software BPM dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dan .NET. Namun demikian saat ini sudah mulai ada teknologi BPM yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman web “murni”, yaitu PHP. Pada tulisan yang akan datang kita akan coba membahas mengenai tren bahasa pemrograman yang digunakan pada teknologi BPM.

Siklus Hidup Proses Bisnis Sebelum Datangnya BPM

Siklus Hidup Proses Bisnis Tanpa BPMUntuk dapat memahami apa BPM itu sebenarnya, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu siklus hidup yang biasanya dilalui oleh sebuah proses bisnis sebelum datangnya BPM. Setelah itu kita akan melihat bagaimana pengaruh BPM terhadap siklus hidup proses bisnis. Gambar di samping adalah contoh siklus hidup yang “biasa” terjadi pada sebuah proses bisnis. Ada 4 tahapan yang dilalui oleh suatu proses bisnis, yaitu:

  1. Perancangan proses oleh business analyst
  2. Komputerisasi proses (pembangunan software) oleh software developer
  3. Eksekusi proses oleh end-user (karyawan, mitra, pelanggan)
  4. Analisa jalannya proses (monitoring) oleh business analyst

1. Perancangan Proses Bisnis Tanpa BPM

Sebagaimana ditunjukkan oleh gambar di atas, siklus sebuah proses dimulai pada tahap perancangan. Pada tahap ini seorang business analyst akan merancang proses bisnis yang ingin diimplementasi baik dengan memanfaatkan berbagai tool yang ada (misalnya Microsoft Visio) ataupun hanya dengan bermodalkan kertas. Business analyst akan berusaha keras agar rancangan proses yang dihasilkan dapat berjalan secara optimal pada saat diimplementasi.

Untuk itu pada saat perancangan ia akan mempertimbangkan berbagai faktor yang dapat mempengaruhi jalannya proses bisnis itu nantinya, misalnya:

  • Jumlah SDM (Sumber Daya Manusia) yang dimiliki perusahaan
  • Alokasi biaya untuk proses tersebut
  • Metode pembagian tugas
  • Waktu pengerjaan untuk setiap stage pada proses

Banyaknya faktor yang harus diperhitungkan membuat perancangan sebuah proses bisnis menjadi cukup rumit dan bisa memakan waktu hingga berminggu-minggu.

2. Pembangunan Software (Komputerisasi Proses Bisnis) Tanpa BPM

Setelah proses bisnis berhasil dirancang, maka tahap selanjutnya adalah mengkomputerisasi (meng-online-kan) proses tersebut. Komputerisasi proses adalah pembangunan perangkat lunak yang merupakan representasi dari proses tersebut. Komputerisasi proses cenderung dilakukan oleh perusahaan sebagai solusi untuk meningkatkan performansi proses. Tahapan ini dilakukan oleh profesional IT (karyawan di divisi IT ataupun outsourcing ke perusahaan software).

Dengan adanya komputerisasi proses maka proses bisnis tidak lagi berjalan secara manual. Form-form yang tadinya berbentuk kertas akan diubah menjadi form-form dalam format digital pada layar monitor yang dapat diisi dengan menggunakan keyboard. Jalannya perangkat lunak tentunya akan sesuai dengan flowchart yang telah dibuat oleh business analyst. Tahap pembangunan software ini dapat memakan waktu hingga berbulan-bulan.

3. Eksekusi Proses Bisnis Tanpa BPM

Setelah software berhasil dibangun maka selanjutnya software tersebut akan segera diimplementasi agar dapat dieksekusi. Pada tahap eksekusi, end-user (karyawan, mitra, pelanggan) akan dapat memulai (meng-initiate/men-trigger) suatu proses bisnis dan berkolaborasi dengan pengguna lain yang terlibat pada pada proses tersebut.

Sebagai contoh, katakanlah sebuah perusahaan telah mengkomputerisasi proses Pengadaan Barang (procurement) yang dimilikinya dengan cara membeli (ataupun membangun sendiri) software Pengadaan Barang (e-procurement). Maka untuk dapat mengajukan permohonan pengadaan barang, seorang karyawan tidak perlu lagi mengisi form berbentuk kertas. Mereka tinggal mengisi form digital yang dapat diakses pada alamat web tertentu dengan menggunakan web browser (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, dll). Setelah form diisi maka selanjutnya form yang telah diisi akan secara otomatis di-routing oleh software procurement tersebut kepada karyawan lain yang berwenang (misalnya supervisor). Routing tersebut tentunya sesuai dengan flowchart proses procurement yang telah dirancang sebelumnya.

4. Evaluasi Jalannya Proses Bisnis Tanpa BPM

Setelah komputerisasi proses bisnis tersebut berjalan maka selanjutnya business analyst akan melakukan evaluasi jalannya proses (monitoring). Proses tersebut mungkin tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Business analyst akan mendapatkan berbagai fakta baru yang mungkin belum terpikirkan sebelumnya. Misalnya adanya bottleneck pada situasi tertentu (busy hour), kekurangan SDM, dsb. Dari hasil evaluasi yang dilakukan, maka business analyst dapat memutuskan apakah proses bisnis yang dirancangnya akan diubah atau tidak. Perubahan dapat dilakukan misalnya dengan mengubah flowchart, menambah alokasi SDM, dan lain sebagainya.

Siklus Hidup Proses Bisnis Setelah Datangnya BPM

Siklus Hidup Proses Bisnis dengan BPMKita telah melihat siklus hidup dari sebuah proses sebelum datangnya BPM. Sekarang kita akan melihat bagaimana pengaruh BPM terhadap siklus hidup sebuah proses. Jika kita amati, BPM sebenarnya tidaklah mengubah siklus dari sebuah proses bisnis. Yang dilakukan BPM “hanyalah” mempermudah pengguna dalam setiap tahapan siklus dan mempercepat perpindahan antara masing-masing tahap. Gambar di samping menunjukkan siklus proses bisnis dan kaitannya dengan BPM.

1. Perancangan Proses Bisnis dengan BPM

Sebagaimana sebelum datangnya BPM, siklus sebuah proses diawali dengan tahap perancangan yang dilakukan seorang business analyst. Namun kali ini business analyst melakukannya dengan menggunakan tool perancangan (process modeler) yang disediakan oleh software BPM. Tool ini tidak hanya menyediakan sarana untuk menggambar flowchart melainkan juga simulasi jalannya flowchart tersebut. Hal ini sangat membantu business analyst karena ia dapat memprediksi jalannya proses dengan lebih akurat.

Berikut ini beberapa hal yang dapat dilakukan dengan mudah menggunakan process modeler:

  • Membuat berbagai skenario simulasi untuk untuk menguji performansi sebuah proses pada berbagai kondisi yang berbeda. Seorang business analyst dapat, misalnya, membandingkan performansi proses penjualan (sales) ataupun proses purchasing pada kondisi sibuk (busy hour) dan kondisi normal
  • Memprediksi jumlah antrian (queue) yang mungkin timbul pada sebuah stage dari suatu proses
  • Memprediksi jumlah SDM yang dibutuhkan untuk menghindari bottleneck
  • Memprediksi biaya yang dibutuhkan oleh suatu proses

Hal tersebut tentunya akan sangat mempermudah business analyst. Pekerjaan perancangan yang tadinya memakan waktu berminggu-minggu sekarang dapat dilakukan dalam hitungan hari (bahkan jam). Walaupun waktu pengerjaan menjadi jauh lebih cepat, hasil yang diperoleh justru menjadi jauh lebih akurat.

2. Pembangunan Software (Komputerisasi Proses Bisnis) dengan BPM

Setelah datangnya BPM, tahapan pembangunan software (komputerisasi proses) juga menjadi jauh lebih cepat. Pembangunan software workflow yang tadinya memakan waktu hingga berbulan-bulan sekarang dapat dilakukan dalam hitungan minggu. Bahkan beberapa software BPM dapat mengotomasi proses yang sederhana, misalnya pengajuan cuti, dalam hitungan menit (kurang dari 1 jam). Hal ini dikarenakan BPM telah menyediakan tool pembangunan software yang dapat mempermudah pekerjaan software developer. Tool tersebut adalah Process IDE (Integrated Development Environment). Process IDE adalah RAD (Rapid Application Development) Tool yang menyediakan berbagai fitur yang dapat mempermudah pembangunan komputerisasi proses. Contoh fitur yang disediakan oleh process IDE adalah:

  • Drag-and-drop form designer
  • Drag-and-drop report designer
  • Source code editor dengan fasilitas syntax highlighting
  • Workflow framework
  • Database designer yang mendukung berbagai basis data (Oracle, SQLServer, PostgreSQL, MySQL, dsb)

3. Eksekusi Proses Bisnis dengan BPM

Masih sama dengan sebelum BPM datang, software yang telah dibangun akan diimplementasi agar dapat digunakan oleh end-user (karyawan, pelanggan, dan mitra). Apakah perbedaan antara komputerisasi proses yang dibangun sebelum datangnya BPM dan sesudah datangnya BPM?

Setelah datangnya BPM, hubungan antar proses yang sudah dikomputerisasi akan menjadi lebih terintegrasi dan dapat diakses melalui Process Portal. Adanya integrasi antar proses sangatlah banyak manfaatnya. Salah satu keuntungan terbesar adalah adanya mekanisme load balancing (pembagian tugas) yang lebih baik. Pembagian tugas antar karyawan di sebuah perusahaan akan menjadi lebih “adil”. Pembagian tugas tersebut diatur secara otomatis oleh engine dari software BPM.

Keuntungan lainnya adalah kemudahan penggunaan. Biasanya setiap aplikasi (proses yang dikomputerisasi) dibangun oleh vendor yang berbeda serta memiliki alamat dan halaman login yang berbeda pula. Karena dibangun oleh vendor yang berbeda maka cara penggunaan setiap aplikasi pun akan berbeda pula. Akibatnya, aplikasi-aplikasi tersebut menjadi “liar” dan sulit untuk digunakan. Dengan adanya BPM, semua proses yang telah dikomputerisasi dapat diakses pada alamat yang sama dan memiliki “look-and-feel” yang sama pula.

Tentunya masih banyak keuntungan lain dari adanya integrasi tersebut. Kita akan membahasnya pada tulisan yang lain.

4. Evaluasi Jalannya Proses Bisnis dengan BPM

Setelah proses diimplementasi maka selanjutnya business analyst akan mengukur kinerja (performansi) dari proses tersebut. BPM memiliki tool khusus yang menyediakan berbagai data statistik (built-in) dari seluruh proses yang telah diimplementasi baik yang sedang berjalan maupun yang telah selesai. Tool tersebut adalah Process Monitor.

Dengan adanya Process Monitor kita tidak perlu lagi membangun modul (ataupun fitur) tambahan untuk menghitung performansi sebuah proses. Semua proses yang diotomasi dengan menggunakan BPM akan secara otomatis dimonitor oleh Process Monitor. Data-data performansi tersebut akan disimpan dan dapat kita lihat kapanpun.

Data-data yang disediakan oleh Process Monitor diantaranya adalah:

  • Bottleneck pada suatu proses
  • Beban (load) setiap orang pada suatu proses
  • Biaya dari sebuah proses
  • Kinerja karyawan yang terlibat pada proses
  • Utilitas proses
  • Dsb.

Kesimpulan

Informasi-informasi di atas memperlihatkan manfaat dan keuntungan yang diberikan oleh BPM. BPM membantu kita untuk mengelola proses bisnis dengan lebih baik. Pada tulisan-tulisan yang akan datang kita akan membahas lebih dalam mengenai teknologi BPM. Kita juga akan membahas fitur-fitur yang biasanya disediakan pada software BPM secara lebih detil.

6 Responses to “BPM: Solusi untuk Meningkatkan Performa Proses Bisnis”

  1. Dede
    4 February 2007 at 22:37 #

    Artikel yang menarik. Kalau melihat manfaatnya, saya rasa benar pendapat yang mengatakan BPM akan menjadi ‘the next big thing’.

  2. widi
    13 June 2008 at 10:01 #

    Saya tertarik dengan tool mengenai evaluasi proses bisnis dan saya baru tahu mengenai tools ini (BPM), sepertinya tool ini masih belum dikenal luas dan diterapkan oleh perusahaan di Indonesia.
    Saya ingin mempelajarinya lebih dalam lagi dengan Anda, jika boleh bisakah saya dikirimkan toolnya berupa program melalui bahasa PHP.

    Apakah dalam BPM ini ada indikator atau suatu ukuran seperti Balance Scorecard atau seperti Brown Paper?

  3. mimut
    19 October 2009 at 17:17 #

    BPR juga sangat bermanfaat apabila diaplikasikan di dunia service… dan kapasitas IT juga akan membantu meningkatkan performa bisnis itu sendiri.

  4. Rizky
    27 February 2010 at 20:34 #

    Saya developer BPM,lg develop di operator selular. Masih sepi nih yang pakai BPM di Indon,jd ga temen curhat,he2x,,.

  5. CH
    21 September 2010 at 19:20 #

    wah .. mantab neh, ada forum BPM , share juga neh prodcut nya http://www.skelta.com/ silahkan di review gann , kalo cocok silahkan contact2 saya gann

  6. Kemal
    11 December 2012 at 3:34 #

    wah artikelnya sangat membantu saya
    terima kasih ya

Leave a Reply